You are here

Unelmien digitaalinen työympäristö edellyttäisi isoa työkulttuurin muutosta

Unelmien intranet tukee organisaation kaikkien jäsenten kykyä johtaa itseään ja toisiaan.

Unelmien intranet on organisaation jäsenien yhteinen digitaalinen tila, joka kattaa periaatteessa kaikki työkalut toiminnanohjausjärjestelmistä viestintään. Se on useasta työkalusta muodostuva kokonaisuus. “Varjo-IT” on käytännössä osa sitä.

Unelmien intranetissä tieto kulkee

Ihanteellinen digitaalinen työympäristö tukee organisaation hiljaisen tiedon kulkemista ja toimii organisaation muistina.

Se tarjoaa innostavat työkalut aikaisille omaksujille, sulkematta myöhäisiä omaksujia ulkopuolelle.

Työkulttuurilta unielmien intranet edellyttää ennen kaikkea jakamisen halua. Koska tiedon jakamisessa on aluksi enemmän vaivaa kuin palkitsevuutta, siihen pääseminen edellyttäisi organisaatiolta ensin uskoa jakamisen mahdollisuuksiin.

Unelmien intranetissä asiat löytyvät, koska ne kiinnittyvät sekä ihmisiin, projekteihin että kustannuspaikkoihin. Tiedon äärelle pääsee monta kautta. Tiedon saatavuus herättää luottamusta ja sitouttaa, “tieto kulkee”.

Tiedon kuljettamiseen tähtäävät rutiinit vievät työaikaa ja ovat pois varsinaisen päätehtävän hoitamisesta. Organisaation toiminnalle tiedon kulku on kuitenkin edellytys.

Aikaa tiedon kuljettamiselle voitaisi ottaa rutiininomaisista kokouksista, joiden ainoa tarkoitus on tiedontasaaminen. Kokouksia voitaisi vähentää rajusti, kun tehtäisi työtä tiedon kulkemisen eteen muilla tavoilla. Kasvokkaiset tapaamiset voitaisi pyhittää hyvin valmistelluille päätöksentekotilanteille sekä laadukkaasti fasilitoiduille työpajoille ja ideariihille, strategian uudistamisen, oppimisen ja kehittämisen areenoiksi.

Työkalut ovat verkkoyhteistyön välineitä

Unelmieni digitaalisessa työympäristössä käytössäni ovat tarkoituksenmukaiset verkkoyhteistyövälineet:

  • Mahdollisuus aloittaa dokumentteja, joita muokataan reaaliaikaisesti yhdessä.
  • Mahdollisuus käynnistää etäkokouksia omalta työasemalta tai kännykästä ja kutsua niihin työkavereita ja vieraita.
  • Multimedialaite, joka toimii yhteen intranetin kanssa jotta voin julkaista tilapäivityksiä sekä ääni- ja kuvamuistiinpanoja itselleni tai tiimikavereilleni.
  • Langattomalla datayhteydellä varustetut still- ja videokamera havaintojen tallentamiseen ja julkaisemiseen suoraan intraan.
  • Uutisvirta, työkavereiden tilapäivitysten ja kommenttien näkymä, mahdollisuus kommentoida.
  • Kalenteri, jossa näkyy omien päivittäismerkintöjen rinnalla omien projektien etapit ja vaiheet.
  • Tapaamisten buukkaustyökalu, joka tekee yhteisten tapaamisten sopimisen vaivattomaksi

Varjo-IT on jo tuonut paljon tätä työpaikoille. Unelmien intranet mahdollistaa sen, että työntekijät voivat käyttää kukin haluamiaan välineitä, ja intranet kokoaisi niistä reaaliaikaisen mashupin avoimien rajapintojen avulla.

Unelmien intranetista puuttuu sellainen käsite kuin “vanhentunut tieto”: tieto vanhenee arvokkaasti, koska se on lujasti sidoksissa asiayhteyksiinsä ja ajankohtaan.

Työkulttuurin muutos on verkkoyhteistyön edellytys

Unelmien intranet tukee hyvää työkulttuuria. Hyvän työkulttuurin mallina pidän esimeriksi Ylessä muutama vuosi sitten läpi viedyn työkulttuurin muutosohjelman ydinajatuksia. Seitsemän kohdan ohjelmassa listataan työkulttuurin kulmakivinä Asiakas, päämäärä, vastuu, kunnioitus, riski, oppi ja ilo.

Peilaan seuraavassa unelmien intranetin ominaisuuksia näiden näkökulmien kautta.

Päämäärä: Digitaalinen työympäristö tukee tavoitteellisuutta, auttaa panostamaan paukut päätehtävään.

Voin kertoa kaikille, joita asia mahdollisesti saattaa kiinnostaa, mihin pyrin ja millä keinoin.

Sen ansioista voin saada apua ja inputtia oikea-aikaisesti. Minua lähestytään juuri minua koskevissa asioissa eikä pommiteta kaikenlaisilla kysymyksillä.

Ihannetilanteessa töitäni koskevat kysymykset tulevat perille juuri minulle oikeaan aikaan, samoion kuin töihini vaikuttavat seikat tulevat tiedokseni oikeaan aikaan. Tieto kulkee.

Unelmien digitaalisessa työympäristössä voin rauhassa keskittyä työhöni silloin kun on syventymisen aika. Voin säädellä sitä, milloin minua ei voi häiritä.

Unelmien työympäristössä digitaalinen työtila ja fyysinen työtila ovat yhteydessä toisiinsa ja palvelevat sekä syventymisen että virikkeiden saamisen tarpeitani oikeassa suhteessa.

Minulla on reaaliaikainen tilannekuva yhtiön keskeisistä onnistumisen mittareista. Unelmien intranetissä voin löytää saman tiedon yhtiön tilanteesta kuin korkein johto. Johto osallistuu myös tässä kuvattuun jakamiseen ja kertoo omassa työtilassaan, millaisia asioita tekee yhtiön tavoitteiden saavuttamisen eteen.

Vastuu: Voin seistä projektieni takana: tieto siitä, mitä olen tehnyt, pysyy tallessa. Unelmien intranetissä projektit tulevat dokumentoiduksi niin, että työni vaikutuspiirissä myöhemmin olevat saavat selville, kuinka työ tehtiin ja mitkä seikat vaikuttivat tekemiini ratkaisuihiin.

Tiedän, mitä on sovittu koskien mitäkin asiaa, ja voin pysyä ajan tasalla sovituista asioista.

Digitaalinen työympäristöni auttaa minua toimimaan johdonmukaisesti. Näen ne asiat, joihin voin vaikuttaa ja kalenterissani näkyvät deadlinet projekteista, joihin kaivataan panostani.

Entä millainen on työyhteisön yhteinen paikka, jossa nostetaan kissat pöydälle? Isot ja tulehtuneet ongelmat on parasta käsitellä kasvokkain. Pienetkin asiat hoituvat vaivattomimmin kasvokkain. Ei silti olisi pahitteeksi, jos työtilassa olisi nähtävillä yhteinen ja avoin tunnistettujen ongelmien käsittelyloki, josta voin nähdä, että ongelmaksi havaitut asiat ovat ratkaistavien listalla.

Oletko koskaan päästänyt suustasi fraasia “jonkun pitäisi”? Unelmien intranetissä ongelman havaitsija voisi "tehdä tiketin" ja panna asian ratkaisemisen liikkeelle.

Kunnioitus: Työskennellessäni unelmieni digitaalisessa työtilassa annan tilaa työkaverille hoitaa omat hommansa enkä esimerkiksi halveksi hänen ajankäyttöään syytämällä kaikkia mahdollisia meilejä “tiedoksi”.

Sen sijaan voin käydä kiinnittämässä nootin kaverin työtilaan asiasta, joka hänen on syytä tietää. Minun on siis aktiivisesti ajateltava, keitä hallussani oleva tieto koskee ja keiden töihin se vaikuttaa, ja kerrottava siitä heille suoraan, sen sijaan, että odottaisin, että he hoksaavat asiat itse vain oltuaan jollekulle muulle lähetetyn viestin cc-vastaanottajana.

Unelmien intranetissä minulla on keinot ja välineet ikävistäkin asioista kertomiseen.

Voin vastata siitä, että kollegani saa töitään koskevat kysymykset ja työhönsä vaikuttavat tiedot oikeaan aikaan.

Unelmien intranetissä voin osoittaa työkaverini työn arvostusta olemalla kuulolla tykkäämällä kaverin projekteista ja niiden tilapäivityksistä.

Tiimimme voi jakaa digitaalisia ansiomerkkejä, työyhteisön sisäistä arvostusvaluuttaa.

Riski: Unelmien intranetissä hyödynnetään joukkojen viisautta liiketoimintaa uudistavien ideoiden arvioimisessa.

Välineenä voi olla “Hurjien hankkeiden pörssi”, paikka, jossa voin ehdottaa firmalle uutta suuntaa, uutta liiketoimintaa, outojakin ideoita. Siellä olisi mekanismi, jossa muut voisivat antaa niille tukensa. Se tarjoaisi väylän lähteä panemaan kokeilua toimeksi, jos kannatusta tulee.

USA:ssa Jim Lavoien yritys Rite Solutions käyttää pörssin kaltaista leikkimielistä innovaatiomarkkinaa, joka toimii johdolle innovaatioalustana. Sijoituspelissä jokainen työntekijä saa aluksi tietyn pelimerkkisumman, jolla voi alkaa vaikuttaa uusiin hankkeisiin. Yritys hyödyntää oman henkilökuntansa “joukkojen viisautta” varmistaakseen, etteivät alkuperäiseen strategiaansa rakastuneet perustajat vaaranna tulevaisuutta ja asetu uudistusten esteeksi.

Oppi: Unelmien intranetissä on paikka oppimiseen ja opitun jakamiseen. Siellä on helppo työkalu, jolla voin kerätä opiskelemieni aiheiden asioita talteen ja jakaa, jotta muutkin hyötyvät työstäni.

Sen tarkoitus on merkitysten antaminen havainnoille, ja kontekstin tuottaminen.

Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä on arvokasta jakaa havaintoja ja pohtia niiden merkitystä. Unelmien intranet sisältää suorituksen ja oppimisen lisäksi kerroksen, joka tukee tulevaisuuden ennakoimista.

Organisaation ennakointiverkosto on paikka, jossa luotettujen kumppanien ja tärkeimpien sidosryhmäedustajien kanssa pohditaan toimintaympäristön muutosta, havaintoja vertaillen ja puntaroiden.

Kuten kaikessa muussakin työn tekemisessä, intranetin tarjoama luottamuksellinen ja rajattu digitaalinen tila tukee purskeittaista kasvokkaistyöskentelyä. On helpompi kokoontua kerran vuodessa työpajaan tai seminaariin, jos on pitkin vuotta jakanut ajatuksia yhteisistä kiinnostuksen kohteista verkossa.

Ilo: Unelmien intranetissä on myös hauskanpidon konteksti. Siellä kukkii alan sisäinen huumori.

Asiakas: Organisaatiolla on oltava tiivis yhteys asiakkaisiin ja asiakasymmärryksen lisäämisen olisi oltava tavoitteena organisaation kaikilla tasoilla. Unelmien intranet tukee tätä.

Kuinka moniin organisaation viestinnän kerroksiin sidosryhmät voidaan ottaa mukaan? Mitkä osat yrityksen intranetistä ovat sellaisia, joissa avoimuudesta on suoranaista haittaa?

Asiakaspalvelu; tuotekehitys: tuotteen käyttökokemus ja parantaminen.

Edut ja mahdollisuudet, kustannukset ja riskit

Edut: Työn mielekkyyden lisääntyminen. Oman työpanoksen näkeminen osana kokonaisuutta. Me-hengen voimistuminen.

Mahdollisuudet: Strategian toteutuminen. Organisaation vaikuttavampi olemassaolo yhteiskunnassa.

Kustannukset: Työkulttuurin muutos ja tekemisen taitojen koulutukset.

Riskit: Tietovirtojen käsittelyn epäonnistuminen. Infoahky. Läpinäkyvän ja avoimen jakamisen kokeminen epämiellyttäväksi. Työntekijöiden kokemus yksityisyyden menettämisestä ja valvotuksi tulemisesta.

Tästä unelmasta on käyty keskustelua syys-lokakuun aikana Google Plussassa.

Kommentit

Kyllä! Tällaisen intran minäkin haluaisin, ja tällä hetkellä taitaa varjo-IT olla se, millä lähimmäksi pääsee. Suuria kysymyksiä suunnittelun ja perehdytyksen kannalta nämä myös ovat. Otan tämän summauksen talteen sen varalle, kun jatkossa kysellään introjen ja sisäisten työkalujen kehitysehdotuksia :)

Kiva jos kelpaa! Kehittelydokumentti on ollut jaossa Creative Commons - Attribution -lisenssillä, eli "vaatimusmäärittelyn" saa vapaasti kopioida kaupalliseenkin käyttöön kunhan mainitsee lähteen.

Haluaisin kyllä tietää, kuinka moni jakaa tämän unelman, vai edellyttääkö tällainen tiedon jakamisen ja yhdessä tekemisen haaveilu syvemmän tason somettuneisuutta.

Kiitos, tämä oli mahtava unelma. Mä haluun tätä. Kun tietohallintopomoni ei kuule, kuiskaan hiljan hiljaa "internet" ja unelmieni intranet on miltei totta.

Unelmien intranetista puuttuu sellainen käsite kuin “vanhentunut tieto”: tieto vanhenee arvokkaasti, koska se on lujasti sidoksissa asiayhteyksiinsä ja ajankohtaan.

Priceless!

Kiitos Tuija "sosiaalisen intranetin"- unelman jakamisesta. Liitän tänne myös oman unelmani sosiaalisesta intrasta blogin muodossa: http://katrismeaningfulexperiences.blogspot.com/ Tämä oma unelmani sosiaalisesta intrasta ei olisi koskaan valmistunut yksin, vaan LinkedIn Some Teollisuudessa ryhmä oli kommenteillan keskiössä avittamassa, että sain elementit kohdalleen. Joukossa on voimaa yksin puurtamisen tilalle niin intra-, extra- kuin internet- yhteisöissäkin. :)K

Joo, mulle myös!

Tarkoituksenmukaisista verkkoyhteistyövälineistä puuttuu GoogleGroups-tyyppinen -keskustelufoorumi. Ihan tuollaisella "plain vanilla" -versiollakin pärjää, mutta jotain fiksuutta voisi ohjelmoida threadien ryhmittelyyn, ehkä jotain aika-aihepiiri-henkilöryhmä -kolmiulotteisuutta, jossa voisi liikkua helposti.

Meillä on kehitetty samoilla ideoilla sosiaalista intranetiä jo useamman vuoden ajan - sitä mukaa, kun on saatu kauppoja aikaiseksi, joissa tilaaja ymmärtää haluta näitä asioita, joista tässä haaveilet. Tunnistan todella monta toivettasi ominaisuuksiksi, joita olemme jo tehneet tai jotka ovat olleet odottelemassa todo-listalla asiakasta, jonka kanssa mennä eteenpäin.

Sittemmin meni sisu kaulaan vähäksi aikaa. Niin moni asiakas toimii joko pelkän excelin ja sähköpostin varassa tai ostaa Microsoftia vanhasta tottumuksesta, koska etenkin isoissa firmoissa Microsoft on jonkinlainen de facto. Soppaa sekoittavat Erpit ja kaiken kirjava kattaus erilaisia järjestelmiä, joihin asiakkaat ovat investoineet niin isoja summia aikanaan rahaa, etteivät välttämättä jaksa uudistaa palettia, vaikka työntekijät sitä toivoisivat.

Käytämme itsekin omaa järjestelmäämme yrityksessäni. En osaa kuvitellakaan, millaista olisi palata työyhteisöön, jossa sisäistä viestintää hoidettaisiin esim. sähköpostiviestein tai jollain materiaalikansiossa, jossa ei saa keskustelua asiayhteyteen.

Tänä vuonna laajensimme vielä oppimiseen, koska parhaiden käytäntöjen jakaminen on tärkeää pitkin työuraa ja toisaalta yrityksissä on paljon perehdytettävää. Oppimisen ja perehdyttämisen keinot lisäisin vielä listaasi, joka on kyllä ilmankin upea!

Katri tosiaan, Gemilo on näiden asioiden kanssa pitkällä. Toinen kiinnostava on Janne Ruohiston xTune.

Pienenä toimijana saattaa olla turhauttavaa myydä haastajan asemassa isoille firmoille. Tsemppiä.

Voisit Tuija ottaa otsikosta sanan digitaalinen pois, niin olisit asian ytimessä. Intranetilla ei ole minkään edellä listaamiesi asioiden kanssa mitään tekemistä. Hyvä intranet kyllä auttaa kaikissa, mutta asiat lähtevät kyllä ihan muualta liikkeelle.

Tämä on utopistista haihattelua. High tech vaatii high touch'ia eli läsnäoloa mikään ei voi korvata. Rappeh.